PREP法とは？メリットや活用の良い例・悪い例、トレーニング方法などを解説

PREP法（プレップ法）は、文章を構成する手法の一つです。PREP法を活用することで、メールや提案資料、プレゼンテーションなどで分かりやすい文章を作成できるようになるため、習得しておいて損はありません。今回は、PREP法のメリット・デメリットや活用シーン、練習方法などについて解説していきます。

PREP法とは？

　PREP法（プレップ法）は文章を構成する「型」の一種であり、以下の4つの要素で構成されています。

• Point（結論）
• Reason（理由）
• Example（具体例）
• Point（結論）

　PREP法の大きな特徴が、最初に結論・要点を述べることです。最初に結論を示すことで「何を伝えたいのか？」が明確になり、読み手を引き込みやすくなります。続いて、その結論に至った理由を述べ、具体例を示し、最後にまとめとしてもう一度結論を述べることで、読み手はより理解しやすくなります。

　PREP法を用いた例文を一つご紹介します。

• Point（結論）：光熱費の見直しによって経費を約10％削減することができます。
• Reason（理由）：というのも、近年多くの企業が電力事業に参入しており、より安価なプランが登場しているからです。
• Example（具体例）：たとえば、△△社では○○円のプランもあります。
• Point（結論）：ゆえに、△△社に乗り換えることで光熱費が安くなり、経費を約10％削減できるわけです。

SDS法との違い

　SDS法も、PREP法と同じく文章を構成する「型」の一種であり、以下の3つの流れで文章を組み立てます。

• Summary（要点）
• Details（詳細）
• Summary（要点）

　最初に要点を伝える点はPREP法と似ていますが、そのうえで詳細な説明をおこない、最後にまとめとして再び要点を伝えるのがSDS法の特徴です。

　SDS法を用いた例文を一つご紹介します。

• Summary（要点）：私は、○○市に引っ越しをすることにしました。
• Details（詳細）：○○市は海が近く、公園も多く、子育てに適した環境があるのがいちばんです。交通アクセスも良く、駅前には商業施設や店舗が充実しています。そのわりに、隣接する△△市に比べると家賃相場が手頃ですし、私が好きなラーメン屋さんがたくさんあるのも○○市の良い点です。
• Summary（要点）：○○市に引っ越しするのが今から楽しみです。

　PREP法とSDS法の違いは、PREP法が「結論」に重点を置くのに対し、SDS法は「詳細」に重点を置くことです。結論を分かりやすく伝えたいときにはPREP法を、内容を詳細に把握してもらいたいときにはSDS法を用いるのが良いでしょう。

DESC法との違い

DESC法は、特にコミュニケーションや対立解決の場面で有効な文章構成法です。「Describe（描写する）」では具体的な事実や行動を客観的に述べます。「Express（表現する）」ではその事実があなたにどのような影響を与えたかを伝えます。「Suggest（提案する）」では問題解決のための具体的な提案を行います。「Consequence（結果を述べる）」では提案を受け入れた場合、または受け入れなかった場合の両方の結果を説明します。

一方、PREP法（Point, Reason, Example, Point）は、主張を明確に伝えるための構成法です。

これらの違いは、主に焦点となる目的にあります。DESC法は、特に対人関係の問題解決や感情的な側面の管理に重点を置いており、相手に対して変化や理解を促すことを目的としています。一方、PREP法は、議論やプレゼンテーションでの自分の立場を明確にし、説得力を持たせることに主眼を置いています。

PREP法を活用するメリット

■分かりやすい文章を作成できる

　PREP法で作成した文章は分かりやすく、読み手が理解しやすいのが特徴です。また、最初に結論を示すことで読み手を引き込むことができます。たとえば、Web上の記事などはダラダラとした冗長な文章だと、ユーザーは途中で離脱してしまいますが、PREP法によって最初に結論を示すことで、最後まで読んでもらえる可能性が高まります。

■説得力のある文章になる

　PREP法で文章を作成することで、より論理的な主張が可能になります。PREP法の一つの要素として「具体例」がありますが、これがSDS法との違いであり、具体例があることでより説得力の高い文章になるのです。

■すぐに要点を伝えられる

　メールなどの文章を読んでいて「結局、何が言いたいの？」と感じることはありませんか？ PREP法では結論を先に述べるため、何が言いたいのか分からない文章になる心配はありません。最初に伝えたことが、いちばん伝えたい要点です。読み手もすぐに要点が分かるため、話をイメージしやすくなります。

■手早く文章を作成できる

　取引先に送るメールや提案資料などの文章を作成するときは、どういう書き方が良いのかと悩み、手が止まってしまうことも少なくないでしょう。そのようなシーンでもPREP法を使えば、書き方に悩むことがなくなります。「結論 → 理由 → 具体例 → 結論」という型が用意されているため、自分で構成を考える必要がなく、文章作成時間も短縮されます。業務効率化という観点でも、PREP法を使った文章作成は効果的です。

PREP法のデメリット

■慣れるためのトレーニングが必要

　PREP法は文章構成のフォーマットですが、ただ当てはめれば良いというものではありません。フォーマットに当てはめる情報を選ぶのは自分であり、然るべき情報を最適な場所に当てはめなければクオリティの高い文章は作れません。そのため、ある程度はPREP法に慣れるためのトレーニングが必要です。

■長文や感情に訴える文章には向かない

　物語などの長文は起承転結の構成で、最後にオチを持ってくるのが一般的です。そのため、最初に結論を示すPREP法は物語などの長文には向きません。また、PREP法は論理的な文章構成なので、読み手に理解を促す文章には向いていますが、感情に訴えるような文章には不向きです。

■押しつけがましい印象を与えてしまうことがある

　PREP法を用いることで、論理的で説得力のある文章を作成することができますが、一方で読み手に押し付けがましい印象を与えてしまうケースもあります。これを避けるためには、用いる言い回しやワードをマイルドなものにするなどの工夫が必要です。

PREP法を活用する場面

報告

　ダラダラと長い文章で書かれた報告は要点が分かりにくく、歓迎されません。読むのに時間がかかるため、相手の時間を奪うことにもなってしまいます。そんなとき、PREP法によって文章を作成すれば、簡潔で分かりやすい報告ができるはずです。

プレゼンテーション

　どれだけ魅力的な提案内容でも、伝え方が悪いとその魅力が半減してしまいます。プレゼンテーションにPREP法を活用することで聞き手を引き込みやすくなるだけでなく、より簡潔に分かりやすく魅力を伝えることができます。提案内容だけでなく、話し手に対しても好印象を持ってもらえるでしょう。

就職活動・面接

　PREP法は書類選考や面接など、就活のシーンにおいても積極的に活用すべきです。エントリーシートの志望動機や自己PRは、内容如何の前に「文章が分かりにくい」「論理的でない」といった理由でマイナス評価になってしまうことがあります。面接も同様で、話の内容だけでなく「要点を簡潔に伝えること」「理路整然として分かりやすいこと」が求められます。PREP法に則った書き方・話し方ができれば、それだけでも良い印象を与えられるでしょう。

PREP法の例文3つ

PREP法を活用した例文を3つのシーン別にご紹介します。3つのシーンは「社内でプレゼンテーションをおこなうシーン」「上司に報告をするシーン」「面接において志望動機を伝えるシーン」です。

■プレゼンテーションにおける例文

良い例

結論：我が社の成長を促進するためには、新しいマーケティング戦略を採用することが不可欠です。
理由：顧客のニーズや嗜好が変化しており、既存の戦略では十分な成果をあげられなくなっています。
具体例：競合他社はSNSを活用して顧客とのエンゲージメントを高め、売上を伸ばしています。一方、我が社の広告手法は効果が限定的になっており、売上も減少しています。
結論：新しいマーケティング戦略を採用して、巻き返しを図りましょう。

悪い例

結論：我が社は新しいマーケティング戦略を採用すべきです。
理由：今の戦略はうまくいっていないようです。
具体例：他社も色々やっているし、私たちも何か変えるべきかもしれません。
結論：だから、何か新しいことをしましょう。

この悪い例では、結論が曖昧で、理由や具体例が不十分です。理由は具体的なデータや事実に基づいていないため、説得力がありません。また、具体例が具体的ではなく、具体的な変更点や戦略の方向性が示されていません。最後の結論も、提案の具体性や目的の明確さを欠いています。

■上司に報告する際の例文

良い例 ​​​​​​​

結論：プロジェクトは順調に進捗しており、予定どおりの完了を見込んでいます。
理由：当初から無理のないスケジュールを組んでおり、イレギュラーに対しても柔軟に対応できる体制を整えています。
具体例：毎日、終業前にプロジェクトメンバー全員でショートミーティングをおこない進捗を確認しており、課題に迅速に対応しています。
結論：適切なプロジェクト管理のもと、ゴールに向けて遅延なく進んでいることを報告します。

悪い例

結論：プロジェクトはまあまあ進んでいます。
理由：色々やっていますし、特に問題はなさそうです。
具体例：毎日会議をしているので、多分大丈夫だと思います。
結論：とりあえず、これで報告しておきます。

この悪い例では、結論があいまいで自信がない様子が伝わります。理由の部分も曖昧で、具体的なスケジュール管理や問題への対応策について何も触れられていません。具体例も不確かな表現が使われており、進捗状況を適切に伝えることができていません。最終的な結論も、上司に対する確実な情報提供とは言えず、信頼性を損なっています。

■面接で志望動機を伝える際の例文

良い例

結論：私は御社を志望します。
理由：その理由は、御社のビジネスが私の価値観に合致しており、私のスキルを存分に活かせる環境が整っていることに大きな魅力を感じているからです。
具体例：御社は業界のリーダーとして革新性を発揮しており、常に新しいITテクノロジーを取り入れて市場の変化に柔軟に対応しています。そのような企業の一員となり、ITエンジニアとしてさらなる挑戦・成長をしていきたいと思っています。
結論：このような強い思いから、御社を志望いたしました。

悪い例

結論：御社を志望しています。
理由：御社は大きな会社だからです。
具体例：大企業は安定しているし、福利厚生もいいと聞いています。
結論：だから、御社で働きたいと思います。

この悪い例では、理由が自己中心的で会社に対する深い理解や関心が感じられません。具体例も志望動機としては表面的で、御社の特徴や業界に対する理解が不足しています。最終的な結論も、会社への具体的な貢献や自分のキャリアに対する考えが表れていないため、印象が薄いです。

​​​​​​​PREP法を使わないとどうなる？

PREP法を使わない場合、コミュニケーションにおけるメッセージの効果が著しく低下することがあります。主張が不明確で、理由や例が欠けているため、リスナーは発言者の意図や論点を理解しにくくなります。

これにより誤解が生じやすく、議論やプレゼンテーションの説得力が低下する可能性があります。さらに、メッセージが組織立てられていないため、リスナーが話の流れを追いにくく、関心を失うこともあります。結果として、コミュニケーションの効果が落ち、目的を達成することが難しくなります。

PREP法の練習・トレーニング方法

接続詞を意識する

　PREP法の練習方法として効果的なのが、接続詞を意識することです。理由を書くときは頭に「なぜなら」を、具体例を書くときは「たとえば」を使うクセをつけると、PREP法を習得しやすく、より分かりやすい文章を作成できるようになるでしょう。

記事や本の内容を要約する

　記事や本、論文を読んだ後に、PREP法を使って内容を要約するのも効果的なトレーニングになります。まずは結論を読み取り、その結論に至った理由や具体例を探して要約してみましょう。

日々のメールで練習する

　メールの文章は、PREP法の練習に最適です。ビジネスパーソンであれば1日に5通、10通とメールを作成する人も多いでしょう。これらすべてのメールをPREP法で作成するようにすれば、比較的短期間で文章が上達するはずです。

PREP法に始まる円滑な組織運営のためにはストレッチクラウドへ

ここまでPREP法の定義やPREP法の活用場面、練習方法について説明いたしました。PREP法に始まる円滑なコミュニケーションは、組織運営の中で大切な観点です。

弊社のストレッチクラウドでは、 円滑なコミュニケーションの結節点となるマネジメント人材を育てるために、 まず、研修を通して事前に役割理解や役割遂行のための観点付与を行います。

その後、360度評価によって周囲からの期待と満足を可視化し、役割遂行に向けた自己課題は何か/課題を解決するためのアクションプランは何かを明らかにするというワークショップを継続的に実施します。 結果として、マネジメント人材になるための自立的な成長サイクルを実現しています。

ストレッチクラウドの詳細は、以下のサイト・記事で詳しく解説しています。

▼ ストレッチクラウドの詳細はこちら
​​​​​​​https://stretch-cloud.lmi.ne.jp/service

まとめ

PREP法を自然に使いこなせるようになれば、報告や提案、情報共有など、様々なシーンで精度の高いアウトプットができるようになります。「メールやレポートの作成が苦手」「いつもプレゼンがうまくいかない」という方は、ぜひPREP法を意識してみましょう。普段からPREP法を意識することで、文章力や資料作成能力の向上につながるはずです。

PREP法に関するよくある質問

Q：DESC法とは？

　DESC法（デスク法）とは、相手を不快にさせることなく自分の言いたいことを伝え、納得感を持たせる会話技法のことで、以下の4つの要素で構成されています。

• Describe（描写）
• Explain（説明）
• Specify（提案）
• Choose（選択）

　「描写」では、主観を交えずに客観的事実を伝えます。そのうえで、自分の感情を「説明」し、相手に妥協案や解決策などを「提案」します。最後に、提案に対するYes・Noの結果を想像し、それぞれの「選択肢」を示します。

DESC法を用いた例文を一つご紹介します。

• Describe（描写）：今、A案件が滞っています。
• Explain（説明）：私はB案件に対応しなければいけないので、困っています。
• Specify（提案）：A案件に手を貸してもらえませんか？
• Choose（選択）：Yesの場合 → ありがとうございます。今度、ランチをご馳走しますね。　　　　　　　　　　 　　　　　Noの場合 → では、B案件を代わってもらうことはできませんか？

Q：PREP法とDESC法の使い分けは？

　PREP法は、簡潔かつ論理的なアウトプットができるので、相手に何かを理解させたいときに適しています。一方、DESC法は課題を抱えていて、それを解決したいときに用いられます。そのため、誰かに依頼するときや承認を求めるときに適した手法だと言えるでしょう。