マルチタスクとは？【かんたん方法】苦手な人の特徴や傾向

世間一般ではマルチタスクとシングルタスクは異なるものと捉えられています。しかし、仕事を行う上で両者で行うことは大きく異なりません。むしろ行うことは同じだともいえます。その理由についてマルチタスクとシングルタスクがどういうものかを説明し、述べていきたいと思います。

マルチタスクとは？意味は？

■マルチタスクとは

マルチタスクとは、複数の作業を同時並行、短期間で切り替えながら同時進行で行う能力のことです。

「同時並行で複数の作業を行うなど至難の業」と、同時進行の状態を難しく感じる人も少なくないでしょう。そのため、短時間で仕事が切り替わるためスピード感を持って集中しなければなりません。

要領良くマルチタスクを実行できれば、複数の作業を効率良く進められます。

マルチタスクは期限が決まっており、優先順位などを決めて組み替えていくことが求められる仕事に必要とされています。1個1個の仕事をマイルストーンに落とし、段取りとして組んでおくことが求められます。

つまり、マルチタスクで大事なことは達成しないといけないゴールや目標に向けて明確化を行って、その時に合わせた仕事を変わる変わる自身で取捨選択して行っていく必要があります。

しかし一般的に人間は、ひとつの物事に一点集中して取り掛かるほうが、仕事の効率は上がると言われており、マルチタスクは、短期間なら集中力が向上するものの、その効果が続くのはあくまで短期間。

状態を無理に続けると、脳にダメージを与えたりストレスを抱えたりする原因にもなるため注意が必要だとも述べられています。

マルチタスクとシングルタスクの違いとその使い分け

マルチタスクとシングルタスクの違いは1つの仕事を完遂させるかどうかです。

逆にどちらにも共通していることとしては1つの仕事を細分化したステップに砕くことでマイルストーンを設定し、時間を区切って効率よく完遂させることです。

では、どの様に使い分けたらいいのでしょうか？ これは大きく次の2点に注目して見るべきだと考えています。

• 仕事の緊急度
• 仕事の協働者との関係性

仕事の緊急度

まずは前者の「仕事の緊急度」から説明させていただきます。

全ての仕事の緊急度は等しくありません。自分の直面している状況次第で緊急度も変わります。 そのため、今すぐ取り掛かる必要性のある緊急度の高いものであればシングルタスクの取り組み方で集中して完了する必要がある。

一方でどの案件も緊急度が大きく変わらないのであれば、次に話す仕事の協働者との関係性の観点も踏まえて適切に進捗させる必要があります。

仕事の協働者との関係性

次に後者の「仕事の協働者との関係性」です。

1人で受け持つ仕事も多いかもしれませんが、2人以上で行う仕事も多いと思います。その時にお互いの関係性に応じてマルチタスクかシングルタスクか使い分ける必要があります。

個々の能力や仕事の難易度に応じて取り組み方も異なっていきます。属人性や専門性の高いものであればシングルタスクで取り組む必要があります。

しかし、属人性も専門性も高いものでないのであれば適切に役割分担をすることで取り組む必要があります。

その時に自分の都合ではなく、協働者の都合に合わせた働き方が必要になります。この時にマルチタスクで取り組む必要があります。

このようにマルチタスクとシングルタスクは目的を考え、そこまでのプロセスを細分化して取り組むという点で同じです。しかし、緊急度や協働者との関係性によって適切に使い分けていく必要があります。

マルチタスクを意識することによるメリット

マルチタスクを意識することによるメリットは以下になります。

• 同時進行で仕事ができる
• 全体像を把握できる
• コミュニケーションが円滑になる

1つずつみていきましょう。

■①同時進行で仕事ができる

マルチタスクは同時進行できるので、停滞させずに複数の仕事を進められます。突発的な対応や急な方向変換にも対応しやすくなるでしょう。

そのため、重要な業務を停滞させる心配はありません。また関係者の仕事が遅れていたり、停滞している場合にサポートしたり、協力したりもできるのでチーム内の結束力が高まります。

シングルタスクの場合、並行するほかの作業が一時的にストップしてしまいます。つまりその仕事に携わる関係者の業務まで、ストップしてしまうかもしれないのです。

■②全体像を把握できる

複数の仕事を手掛けていると、全体像を把握できます。たとえばプロジェクトのAだけでなく、AもBもCも担当すると、それぞれの仕事面から見える全体像や仕事では見えなかった新しい考えや気付きを得られるのです。

そうして全容を把握していくと、より効率よく仕事を遂行できます。

■③コミュニケーションが円滑になる

マルチタスクを上手に進められると、円滑なコミュニケーションを取れるのです。①と②から問題や課題も早期発見でき、スケジュールや仕事の進め方に変更がでた際、素早く行動できます。

「上司への相談」「部下への指示」「取引先へ情報を速やかに伝えられる」など、円滑なコミュニケーションによって仕事をスムーズに進められるようになるのです。

マルチタスクを意識することによるデメリット

マルチタスクを意識することによるデメリットは以下になります。

• キャパシティーオーバー
• 切り替えが難しい
• 焦りやすい
• 生産性の低下

1つずつみていきましょう。

■①キャパシティオーバー

マルチタスクには、向き不向きがあります。

向いている人は、効率良く同時進行で複数の仕事を進められます。しかし仕事の進行具合を把握できなかったり、予定どおりに仕事が進まなかったりしてキャパシティオーバーになる人は、向いていません。

人によってはシングルタスクのほうが効率よく仕事をできる場合もあります。必ずしもマルチタスクが最良とは限りません。その時々に合った仕事の進め方を取り入れましょう。

■②切り替えが難しい

マルチタスクで仕事を複数同時に行っていると、仕事と気持ちの切り替えが難しくなります。

ひとつの仕事で何かトラブルや失敗があり、次の仕事にネガティブな感情を持ち続けてしまったらどうなるでしょう。新しい仕事に手がつかなかったり、集中できなかったりなどさまざまな支障が出ます。

■③焦りやすい

マルチタスクを取り入れると、時間に対するプレッシャーを強く感じるようになるのです。

「時間がない」「慌ただしい」「間に合わない」といった焦りが脳に強い負荷をかけるため、生産性が落ち、溜まってしまった仕事によって「時間がない」という感覚をさらに強めるという悪循環が起きます。

このような脳への強い負担によって、時間が細切れになった感覚に陥ってしまうこの現象は「時間汚染」とも呼ばれています。社会学者のジョン・ロビンソンによって提唱されました。

■④生産性の低下

今行っている作業を切り替え、集中力を元に戻すまで約15分間かかるといわれています。よってシングルタスクなら30分で終わった仕事が、マルチタスクで進めた結果1時間、2時間とかかってしまうといったように、生産性が下がる可能性もあるのです。

また集中力を保てず、生産性の悪いダラダラとした状態になってしまうケースも出てくるでしょう。

マルチタスクが苦手な人の特徴

人間の脳は元々、ひとつにしか集中して取り組めないシングルタスクの構造になっています。すなわちマルチタスクというのはシングルタスクをスイッチング（切り替え）しているだけなのです。

このスイッチングが上手にできるかどうかが、マルチタスクの向き不向きを左右しているといってもいいでしょう。ここではスイッチングが苦手な人、すなわちマルチタスクが苦手な人の特徴を見ていきます。

■こだわりが強い

マルチタスクに向いていない人の特徴として多いのが、こだわりが強く、ひとつに集中したい傾向が強いこと。

もちろん、ひとつに集中して取り組むシングルタスクでは、素晴らしい能力を発揮するでしょう。その反面こだわりが強いため、柔軟で臨機応変な対応ができず、効率よく物事を進めにくくなります。

■ミスをしたくない（完璧主義）

「ミスをしたくない」という気持ちの強い人ほど、ひとつに集中して慎重に物事を運びたいと思う傾向にあるため、マルチタスクには向いていません。

逆にシングルタスクでひとつに集中すると、生産性が上がる傾向にあります。ミスのない正確な仕事を望む人は、シングルタスクが向いているでしょう。

マルチタスクを出来るようにするには？

マルチタスクができない人や苦手な人が、マルチタスクを円滑に処理できるようにするための考え方や方法について解説していきます。ポイントは、マルチタスクをマルチタスクとして処理するのではなく、シングルタスクにシフトさせるという考え方です。

■シングルタスクを大量にこなす

「マルチタスクをテキパキこなせるようになりたい」という人は多いと思いますが、マルチタスクをテキパキこなすためには、「マルチタスクをシングルタスクにする」という考え方が重要になってきます。そもそも人間の脳はコンピュータのように複数のことを同時並行で処理するのが苦手なので、マルチタスクをマルチタスクとして処理していたら脳に負荷がかかり、情報処理のミスなどが起こりやすくなります。しかし、シングルタスクとして処理すれば脳への負荷が少なくなり、ミスが起こりにくくなります。また、マルチタスクの場合、タスクを切り替えるたびに効率が下がりますが、シングルタスクなら一つずつタスクに集中できるので作業効率も向上します。

結局はマルチタスクもシングルタスクの集まりなので、シングルタスクに分解して、一つひとつのタスクに集中的に取り組むほうが効率的です。ただ、人間は新しい情報が入ってくると、どうしても新しい情報に意識をとられがちです。シングルタスクを処理しているときに別の情報に手を出してしまうと、またマルチタスクに戻ってしまい効率が低下します。それを避けるためには、シングルタスクに集中しているときはスマホをサイレントモードにしたりメールやチャットの通知をオフにしたりして、他の業務に手を出さないようにすることが重要です。

■先に120分ごとにタスクを割り振る

一般的な成人の集中力は約120分だと言われます。120分を経過すると私たちは集中力を維持できなくなり、作業効率が低下したりミスをしやすくなったりします。マルチタスクを効率的に処理するためには120分刻みでタスクを割り振り、120分が経過したら休憩をとることが重要です。

120分という一つの区切りのなかで、より集中力を高めようと思ったら「ポモドーロ・テクニック」がおすすめです。ポモドーロ・テクニックとは、25分間の作業と5分間の休憩を繰り返して作業を進める手法のことで、集中力をキープしながら効率的に作業を進める効果があると言われています。ポモドーロ・テクニックの具体的な進め方は以下のとおりです。

・アラームをセットして25分間タスクを進める

・5分間の休憩をとる

・これを4セット繰り返したら30分間の長い休憩をとる

ポモドーロ・テクニックのポイントは、休憩中にタスクのことを考えないようにすることです。ストレッチをしたり、飲み物を飲んだりしてリフレッシュするように努めましょう。120分ごとに長めの休憩をとることで脳の疲れを回復させることができ、再び集中して作業に入れるようになります。なお、120分という時間はあくまで目安であり、集中力の持続時間は人によって異なりますし、その日のコンディションによっても変わってきます。自分がその日、集中できる時間を設定するようにしましょう。

■関連業務はまとめて終わらせる

マルチタスクを円滑に処理するためには、関連業務をまとめることも重要です。料理で例えるなら、カレーライスとコンソメスープをつくる場合、カレーに使う野菜もスープに使う野菜も一度にすべて切ってしまうイメージです。ビジネスで例を挙げるなら、すでに実践している人も多いと思いますが、メールのチェックや返信、電話をかけるなどの作業を、時間を決めてまとめておこなうようにすることです。

たとえば、同じプロジェクトのタスクをまとめて処理することで、そのプロジェクトに関する情報が頭に入っている状態を維持できます。処理するタスクによって情報をインプットし直す必要はなく、タスクの切り替えもスムーズになります。結果的に作業効率が高まり、生産性も向上するでしょう。また、関連する業務をまとめておこなうことでミスが起きにくくなるのもメリットです。

関連する業務をまとめて処理するためには、一度業務を洗い出す必要があります。自分の業務をすべてリストアップして、そのなかで同じ種類の業務や同じスキルを使う業務など、共通点や関連性がある業務をまとめていきましょう。

なお、関連業務をまとめて処理する場合、似たような作業の繰り返しになることも多々あります。人によっては単調さから逆に集中力を欠いてしまう場合もあるので、上述したポモドーロ・テクニックを取り入れるなど、集中力を持続させる工夫も重要です。

マルチタスクを効率よく行う方法

初めに述べたようにマルチタスクもシングルタスクも行うことは変わりません。それでは、なぜマルチタスクにおいて上記のようなデメリットが生じてしまうのでしょうか？それは目標を明確化し、達成までの道筋をブレイクダウンできていないからです。

ここからはその明確化のコツとプロセスのブレイクダウンの仕方について述べた後に一般的にマルチタスクを効率的に行う方法について紹介していきます。

■目標をブレイクダウンする重要性

目標のブレイクダウンの仕方次第でメンバーの行動は大きく変わります。
マネジャーはどのように目標をブレイクダウンすれば成果につながる行動を生み出せるかを考える必要があります。

図のようにブレイクダウンの方法次第でメンバーの行動の統率が取れます。ブレイクダウンなしの時ではメンバーの行動はバラバラの方針で各自が活動します。

ある明確な意思のもとブレイクダウンされた目標があるとメンバーの行動はその指標を追うために一致団結して進めていきます。

この時にメンバーの行動をより統率し、一致団結させるために必要なものが目標の明確化になります。 続いて、目標の明確化について見ていきましょう。

■目標の明確化

目標の明確化の観点として良く取り上げられている者がSMARTの観点になります。 目標を立てる際に大切にされている5つの観点の頭文字をとってSMARTと言われています。

PDCAサイクルをより効果的に回すためにも、物差しとなるプランはより明確にすることが必要です。

SMARTの観点の詳細は以下の通りになります。

• Specific（詳細化）：ブレイクダウンの仕方次第で取るべき行動は決まります。目標を適切にブレイクダウンしましょう。
• Measurable（ものさし設定）：ものさしのない活動はうまくいきません。行動したかしていないかどうかはっきりさせましょう。
• Action plan（アクション明確化）：精神論だけで達成することは難しいです。達成に向けたアクションプランを明確にしましょう。
• Responsibility（責任者決定）：誰がやるかを明確にすると人は動く。アクションごとに責任者を決定しましょう。
• Time-bound（期限設定）：いつまでにやるかを約束すると人は動きます。アクションごとに期限を設けましょう。

これらの観点に着目して、目標を明確化することで効果的なプランを設計することができます。これによりメンバーの行動も統率がとれ、組織としてまとまって目標に向かっていくことができます。

ここからは一般的にマルチタスクに取り組むうえで効率的な方法と言われているものについて説明していきます。

■「1×10×1」システム

仕事が積み上がってしまった際は、「1×10×1」システムで一気に解決しましょう。1分以内で終わる仕事を先に終わらせ、次に10分あれば終わる仕事を完了します。

最後に1時間あれば終わる仕事を終わらせると、山積みになった仕事を効率的に終わらせられます。これは一つひとつの仕事に集中してシングルタスクの要領を得ながら、終わったら次のタスクへ移行するという方法です。

■パーキングロット思考

パーキングロットは「駐車場」という意味で、パーキングロット思考とは業務中にほかの仕事や外的要因が入り込んできた際、それを一旦脇に置いて、この業務が終わってから取り掛かるといった考え方のことです。

やり方は一旦脇に置いた仕事をメモしておき、ひとつの業務が終わった際にそのメモを実行する方法です。

■タスク管理ツール

タスク管理ツールを導入すると、下記のようなメリットが得られます。

• 複数のタスクを管理できる
• 現状を可視化できる
• 優先順位が明確になる
• 情報共有が円滑になる

ほかにスケジュール管理機能やファイル添付機能など別機能を追加するのも可能です。

複数のタスクを管理できる

タスク管理ツールを利用すると、複数のタスクの内容や納期、担当者などを記録できます。

個人として使用する場合はメモとしての機能を発揮し、チームとして使用する場合、コミュニケーションを取るツールとして利用できるのです。

管理ツールを通じて、認識の齟齬の確認やタスクへの共有なども行えるでしょう。

現状を可視化できる

タスク管理ツールは、現状確認やチームの方向性を見極める指標にもなります。

チャートやグラフなどで可視化されるため、どのメンバーがどのタスクをこなし、クリアしていっているのかを一目で判断可能です。

チーム内のモチベーションの維持、向上や改善点を見極める際の資料ともなるでしょう。

優先順位が明確になる

複数の仕事を同時進行で行う際、どの仕事の優先順位が高いのか、つねに把握する必要があります。しかしすべてを把握し続けるのは難しいもの。

そこでタスク管理ツールを利用すると、今やっている仕事の納期や優先順位を把握したり、次に取り組む仕事を的確に見極めたりできます。複数の仕事を掛け持ちするマルチタスクには、必要不可欠なツールです。

情報共有が円滑になる

タスク管理ツールでは、ファイル添付機能やチャット機能が利用できる場合も。社内だけでなく、リモートワークや出張先でも同じ資料を一斉に得られるので、情報共有がスムーズになるでしょう。

またタスク内でコミュニケーションも取れるため、伝達忘れやコミュニケーション不足による行き違いなどを防ぎます。情報の集約も図れるでしょう。

■スピード重視でコミュニケーションを図る

マルチタスクで必要なコミュニケーション能力をカバーしたい場合は、スピード重視で連絡をするのがポイントです。メールやLINEなど連絡がきたら、素早くレスポンスを送りましょう。

すぐに答えられないことでも、調べてから折り返し連絡するという内容の返信をすることが大切です。

逆の立場になって考えてみるとわかりやすいですが、レスポンスが早いと相手に安心感を与えられます。

マルチタスクが苦手でもスピード感のある返信を意識するだけなので、取り組みやすい方法です。即レスを続けるうちに同時進行の流れにも慣れてきます。

マルチタスクを使いこなすなら、リンクアンドモチベーション

ここまでマルチタスクについて説明してきました。

リンクアンドモチベーションでは様々な研修を提供していますが、知識をインプットするだけでなく、コミュニケーションを通して、1人では得られない気づきを得ることを大事にしています。そのような経験が実際の業務の中においても、新たなアイディア・学びを得ることにつながっていると考えているためです。

▼参考：リフレクション(内省支援)研修
https://stretch-cloud.lmi.ne.jp/training/middle/reflection_sup

▼参考：メンバーシップ研修
https://stretch-cloud.lmi.ne.jp/training/middle/columbus_basic

記事まとめ

このようにマルチタスクもシングルタスクも目標からそれを達成するまでのプロセスを明確にするという点では同じものです。

マルチタスクはシングルタスクを細かく切り替えているだけだと捉えるだけで苦手意識は少しは薄れてくるのではないでしょうか？

その時のシチュエーションに応じて適切に使い分けていきましょう。