アウトソーシングとは？メリットやデメリットを詳しく解説！
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人材不足が深刻化するなか、アウトソーシングの活用が盛んになっています。企業がアウトソーシングをうまく活用できれば、リソースの最適化による業務効率化やコスト削減、クオリティ向上などのメリットが期待できます。
ただし、アウトソーシングを活用する際は、そのデメリットや注意点も認識しておかなければいけません。
今回は、アウトソーシングが注目されている背景からアウトソーシングのメリット・デメリットまで、分かりやすく解説していきます。
アウトソーシングとは？
アウトソーシングとは、業務の一部を外部の法人・個人に委託することを言い、「外注」とほぼ同義で用いられる言葉です。なお、業務を外部委託せず、自社内ですべて完結させることは「インソーシング」や「内製」と言われます。
ルーティンワークなどの非コア業務を継続的にアウトソーシングするケースもあれば、高度な専門性・スキルを要する業務をスポットでアウトソーシングするケースもあり、様々な形でアウトソーシングが活用されるようになっています。
アウトソーシングの様々な種類
昨今、アウトソーシングの形が多様化しており、BPOやKPO、クラウドソーシングやコ・ソーシングといった言葉を耳にすることも増えています。様々あるアウトソーシングの種類や形態について、正しく理解しておきましょう。
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）
ひと昔前のアウトソーシングは、「繁忙期に人手が足りなくなるから、自社で対応できない業務を外部委託する」というパターンがほとんどでした。このパターンのアウトソーシングとはまったく異なり、近年、活用する企業が増えているのが「BPO」と呼ばれるアウトソーシングの形です。
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、自社にノウハウがない業務や非コアな業務を、総合的かつ継続的にアウトソーシングすることを言います。
特定の業務を丸ごと（プロセスごと）外部委託するのが特徴で、総務や人事、経理などのバックオフィス業務やコールセンター業務のアウトソーシングがBPOの代表例だと言えます。
BPOを活用することで非コアな業務を削減でき、企業にとって重要なコア業務に専念できるようになるため、生産性向上や競争力向上が期待できます。
ITO（インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング）
ITO（インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング）とは、IT関連業務をアウトソーシングすることを言います。インフラの設計・構築、システムの運用など、主に情報システム部門の業務が対象になります。
IT分野は技術革新のスピードが早いため、精通した人材がいない企業はデジタル競争力において後れをとってしまうリスクがあります。このようなリスクを低減するために活用されるのがITOです。
KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）
KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）は、主にデータの処理や加工、レポーティングといった付加価値の高い業務をアウトソーシングすることを言い、日本語では「知的業務委託」と訳されます。
ビジネスを加速させるためにはビックデータの活用が不可欠な時代になっていますが、ビッグデータを活用するためには、AIエンジニアやデータサイエンティストなど、高度なスキルを有する人材が必要になります。
しかしながら、このような人材を自社で確保するのは簡単なことではありません。KPOを活用すれば、専門企業によるデータ処理・分析によって新たな知見がもたらされ、より高度なビジネス戦略を講じることができるようになります。
RPO（リクルーティング・プロセス・アウトソーシング）
RPO（リクルーティング・プロセス・アウトソーシング）は、採用業務にまつわる業務を企業に代わって行う採用代行サービスのことです。
少子高齢化による労働人口減少の中で「売り手市場」が続いており、内定辞退を防止するために以前にも増して、候補者1人当たりに対してじっくり時間かけることが求められるようになっています。
しかし、多くの企業では、採用担当を増員することが難しいため、こういった採用における重要業務に担当者が専念できるようにする、そのための環境を創るサポートをするサービスが注目を浴びています。
コ・ソーシング
委託企業と受託企業が対等の立場で業務にあたるアウトソーシングを「コ・ソーシング」と言います。立場は対等なので、利益が得られた際はそれを公平に分配します。
マルチソーシング
通常のアウトソーシングの場合、特定の業務を特定の1社に委託するのが一般的ですが、マルチソーシングは特定の業務を分割して複数の企業にアウトソーシングするのが特徴です。業務を分割し、各業務の特性に合った委託先を選ぶことでアウトソーシングの効果の最大化を図ります。
クラウドソーシング
クラウドソーシングは、業務を委託したい企業と業務を請け負いたい個人をつなげて、スムーズな取引を支援するプラットフォームです。基本的にアウトソーシング先はフリーランスなどの個人事業主になるため、気軽に委託できる一方で、委託できる業務量には限界があります。
オフショアアウトソーシング
オフショアアウトソーシングとは、海外企業にアウトソーシングすることを言います。アウトソーシング先の日本企業が海外で業務をおこなっているケースも、オフショアアウトソーシングに含まれます。海外の安価な人件費を活用することでコスト削減を図るのが目的で、システム開発業務などでよく用いられます。
アウトソーシングが注目されている理由
アウトソーシングを積極的に活用する企業が増えている大きな要因がは、3点あります。
1点目は、人材不足です。少子高齢化が進む日本は労働人口が減少する一方であり、多くの業界・企業が人材不足という課題を抱えています。そのため、様々な業務をアウトソーシングしてリソース不足をカバーしているのです。
2点目は、競争力強化に向けてです。グローバル化が進み、競争が激化している昨今、自社リソースだけで差別化を図るのが難しくなっています。
このような状況を打開するために活用されるのが、上述したKPOなどのアウトソーシングです。専門性・ノウハウに優れた外部企業の力を借りることで、業務やサービスの品質向上を図る企業は増加しています。
3点目は、ノウハウの蓄積です。VUCA時代（＝先行きが不透明で将来の予測が困難な時代）の中で、より複雑なニーズに対応し、より付加価値の高い商品・サービスを提供する必要性が高まっています。
しかし、自社だけでは、複雑性が高いものに対応しきれない企業が増えているため、「自社でやるべきこと」と「社外と協力してやるべきこと」に分けないと、非効率が生まれてしまいます。
例えば、下記の図1のように、社内の業務を緊急度・重要度のマトリクスで区分した際、自社のみで遂行しようとすると、どうしてもA「コミュニケーション業務」・B「オペレーション業務」に偏りがちです。
社外と協力して進めることによって、社内の工数を削減したうえで、C「エンジニアリング業務」にも注力することで、効率的に業務を遂行するための戦略を立て直し続けることが必要となります。
アウトソーシングのメリット
コスト削減
アウトソーシングを活用する大きなメリットがコスト削減であり、コストのなかでも特に削減効果が高いのが人件費です。たとえば、経理業務をアウトソーシングすれば社内に経理人材を抱えなくて済むので、給与・賞与や保険料だけでなく、採用コストや教育コストも削減できます。
アウトソーシングを活用すれば当然、外注費が発生しますが、アウトソーシングの請負企業は大量の業務をまとめて処理することでコストメリットを生み出しているので、人件費の削減効果のほうが大きくなるのが一般的です。
人手不足解消
上述のとおり、多くの企業が慢性的な人材不足に陥っています。それゆえ、一人ひとりの従業員にかかる業務負荷が重くなり、残業時間が増加している企業もありますが、このような状態が続くと従業員の離職リスクも高まります。
アウトソーシングを活用すれば、従業員の業務負荷を軽減でき、少ない人数で効率的に業務を回せるようになります。
クオリティ向上
専門性の高い業務をアウトソーシングすることで、業務やサービスのクオリティ向上が期待できます。アウトソーシングする業務が高度であるほど外注費は高くなりますが、クオリティの向上が顧客獲得や顧客満足度の向上につながれば、自社にとって大きなプラスになるはずです。
コア業務に専念できる
日常的に発生するルーティン業務をアウトソーシングすることで、従業員がコア業務に専念できるようになります。従業員がルーティンワークの負担から解放され、社内でしかできない業務に力を注げるようになるのはアウトソーシングの本質的なメリットだと言えるでしょう。
アウトソーシングのデメリット・注意点
情報漏洩のリスクがある
何らかの業務をアウトソーシングする際に、機密情報をやり取りしなければいけないケースは多々あります。アウトソーシングは業務を「社外に出すこと」なので、どうしても情報漏洩のリスクがついて回ります。
もちろん、アウトソーシングの請負企業は堅牢なセキュリティ体制を整えているものですが、情報漏洩のリスクがゼロになることはありません。
とはいえ、自社内で業務を完結させる場合も情報漏洩のリスクがあるのは同様です。「情報漏洩のリスクがある」という一点のみで、「だから、アウトソーシングはしない」という判断にはなり得ないでしょう。
自社の人材が育たない
どんな業務でも、自らの手で完結させることで経験値が上がり、ノウハウを会得できます。逆に考えると、業務をアウトソーシングすることで自社の人材が育ちにくくなり、ノウハウが蓄積されにくくなります。
また、アウトソーシング先の倒産など、何らかの事情でアウトソーシングができなくなるケースも想定できます。アウトソーシングに依存していると、自社で対応せざるを得なくなったときに「できる人がいない」「ノウハウがない」と、頭を抱えることになりかねません。
費用対効果が悪化する場合もある
コスト削減を目的としてアウトソーシングをする企業は多くありますが、当初想定していた費用対効果が得られないケースもあるようです。たとえば、「アウトソーシング先への依頼・指示に想定以上の時間がかかる」「思っていたよりクオリティが低く、社内で修正対応が必要になる」というようなケースです。
このような事態を避けるためには、「どんな業務をどの企業にどれだけアウトソーシングするのか？」を慎重に検討するのはもちろん、トライアルなどを通して費用対効果を確認することも重要です。
アウトソーシングとシェアードサービスの違いとは？
アウトソーシングと近い手法に「シェアードサービス」というものがあります。シェアードサービスとは、グループ企業間で共通している部署を1箇所に集める手法のことを言います。
たとえば、経理や人事、総務などの機能（部署）をそれぞれのグループ企業に置くのではなく、グループ内の1社に集約させます。そして、その会社に経理業務や人事業務、総務業務などを委託することで、業務効率の改善やコスト削減を図るのです。
アウトソーシングと派遣の違いとは？
自社に不足しているリソースを確保するため、アウトソーシングと同様に活用されるのが派遣です。アウトソーシングと派遣の違いの一つが、報酬に対する考え方です。
派遣の場合、派遣社員の労働時間に対して報酬を支払いますが、アウトソーシングの場合は、業務の成果物や業務を遂行したこと自体に対して報酬を支払います。
その他の違いとしては、「誰が業務の管理者になるのか？」という点もあります。アウトソーシングの場合、作業スペースを確保したり、実際に業務をおこなう人材を管理したりするのは、アウトソーシングの請負企業側です。
一方、派遣の場合は、業務を委託する企業側が派遣社員のために作業スペースを用意し、派遣社員に対して指示・命令をおこないます。
まとめ
企業がビジネスを推進するためにアウトソーシングの活用は不可欠ですが、アウトソーシング先は慎重に選ぶ必要があります。アウトソーシング先の選定に失敗すると、期待した成果が得られないだけでなく、自社内での修正・リカバリーが必要になるなど、後悔することになりかねません。
「単に業務を代行してくれる」だけではなく「目的立脚で考え、フィードフォアードに先回りしてくれる」アウトソーシング先を選び、「目的達成に向けたチーム」として双方にアプローチすることで、想像以上の効果が得られるでしょう。
複数の企業をリストアップしてトライアルを実施したうえで、最適なアウトソーシング先と契約するようにしましょう。
よくある質問
アウトソーシングとは？
アウトソーシングとは、業務の一部を外部の法人・個人に委託することを指し、「外注」とほぼ同義で用いられる言葉です。なお、業務を外部委託せず、自社内ですべて完結させることは「インソーシング」や「内製」と言われます。
アウトソーシングのメリットは？
アウトソーシングのメリットとは、下記4つが挙げられます。
①コスト削減：特に人件費の削減効果が高くなります
②人手不足解消：従業員の業務負荷を軽減でき、少ない人数で効率的に業務を回せます
③クオリティ向上：専門性の高い業務について、業務やサービスのクオリティ向上が期待できます ④コア業務に専念できる：従業員がルーティンワークの負担から解放されます
アウトソーシングと派遣の違いは？
アウトソーシングと派遣の違いは主に報酬対象の違いになります。派遣の場合は、派遣社員の労働時間に対して報酬を支払う一方、アウトソーシングの場合は、業務の成果物や業務を遂行したこと自体に対して報酬を支払います。
